Die Fleissarbeit einer ganzen Abteilung, an KI abgegeben.
KundeWeServe hat die eigene Digital-Marketing-Abteilung in drei Etappen auf AI-First umgebaut. Vorher liefen Audits über mehrere Tools, Tasks durch drei Systeme, und wenn die Analyse stand, begann die eigentliche Arbeit erst: Offerten und Präsentationen von Hand zusammenbauen. Heute übernimmt das eine eigene Operations-Plattform · ihre Zeitrechnung weist knapp 500 gesparte Stunden aus.
Wer WeServe AG ist.
Die WeServe AG setzt seit 1996 digitale Lösungen für KMUs und Organisationen um · von Liebefeld bei Bern und von Thalwil aus. Das Leistungsspektrum reicht von Websites und Applikationen über Digital Marketing, Branding und Design bis zu KI-Anwendungen. Rund 18 Mitarbeitende decken alle Kompetenzen ab, von der Projektleitung über Design und Marketing bis Entwicklung und Support, und begleiten Kunden entlang der ganzen Customer Journey. Der Anspruch steht im eigenen Motto: «digital solutions. real value.». Genau dieser Anspruch geriet unter Druck, als das Volumen wuchs · nicht am Können, sondern an der Fleissarbeit davor. Der Umbau setzte deshalb dort an, wo diese Arbeit anfällt: in der Digital-Marketing-Abteilung.
- Branche
- Full-Service-Digitalagentur, seit 1996
- Standorte
- Liebefeld (BE) und Thalwil (ZH)
- Team
- rund 18 Mitarbeitende
- Leistung
- AI-First-Mandat · Umbau der Digital-Marketing-Abteilung
- Etappen
- 1 Onboarding und Setup · 2 Skalierbare Leistungserbringung · 3 Monitoring und Reporting
- Technologien
- «WeServe AI Operations» mit Action Center · Web-Audit, Massnahmen-Pipeline mit Asana-Anbindung, Offerten- und Präsentations-Erstellung, Kunden-Agent mit Gedächtnis, Kundendashboard
- Beziehung
- Kunde und Umsetzungspartner
- Mandat
- seit Januar 2026
Den Überblick zu behalten war die eigentliche Arbeit.
Vor dem Umbau entstand jedes Kundenergebnis über mehrere Systeme hinweg von Hand. Drei Muster prägten den Alltag.
- Audits über mehrere Tools
- Jede Website-Analyse zog sich durch mehrere Werkzeuge. Die Ergebnisse trug das Team danach manuell oder halbautomatisch zusammen und aggregierte sie, bevor überhaupt jemand eine Beurteilung schreiben konnte.
- Dieselben Daten mehrfach erfasst
- Tasks und Projekte lebten parallel in Asana, Microsoft Office und Zoho. Was in einem System stand, wanderte per Copy und Paste ins nächste. Das Nachfassen lief entsprechend über mehrere Plattformen, ohne gemeinsamen Stand.
- Nach der Analyse begann die Arbeit erst
- Waren die Grundlagen beisammen, folgte der aufwendigste Teil: Strategie, Massnahmen und Roadmap nochmals in ein Dokument oder eine Präsentation giessen. Offerten entstanden aus alten Beispielen, Ausgangslage und Ziele jedes Mal neu geschrieben.
Der Ausweg über mehr Personal stand zur Debatte, überzeugte aber nicht. Statt einzelne Aufgaben zu automatisieren, entschied WeServe, die Digital-Marketing-Abteilung als Ganzes auf AI-First umzubauen: die Mitarbeitenden von repetitiver Arbeit und Mehrfacherfassung entlasten, damit Zeit für Strategie, Konzeption und Beratung entsteht. Der Leitung sollte ein Dashboard die wichtigsten Kennzahlen je Kunde zeigen, ohne dass vor einem Jahresmeeting jemand die Kundenhistorie durchsucht. Und es sollte eine Basis entstehen, um mit gleichem Personalbestand mehr Kunden zu betreuen. Dazu kam ein strategisches Motiv: Eine Agentur, die KI im eigenen Betrieb beherrscht, kann das gegen aussen zeigen und in der Akquisition einsetzen.
Ein Umbau in drei Etappen.
apexAI hat für WeServe kein weiteres Werkzeug neben die bestehenden gestellt, sondern die Abläufe davor umgebaut. Die vorhandenen Systeme blieben, wo sie waren: Asana bleibt Asana, neu ist, was vorher passiert. Gesteuert wird alles aus einer zentralen Oberfläche, «WeServe AI Operations»: Im Action Center starten die Prozesse, daneben liegen die Kundenagenten, die Dashboards, die Nutzer- und Rechteverwaltung und die Verbindungen zu den angebundenen Systemen. Tragend ist dabei ein Grundsatz: Erhoben wird einmal, verwendet wird mehrfach · dieselbe Analyse trägt den Pitch und den Arbeitsplan, und an den zwei Stellen, an denen etwas nach draussen geht, steht ein Mensch. Der Umbau lief in drei Etappen, jede im Alltag erprobt, bevor die nächste kam.
- Analyse
Ein Web-Audit prüft Technik, Content, Keywords und Konkurrenz.
- Angebot
Präsentation und Offerte entstehen aus demselben Audit, im WeServe-Design.
- Massnahmen
Aus denselben Daten eine priorisierte Liste. Ein Mensch gibt sie frei.
- Umsetzung
Tasks in Asana, Texte und Entwürfe vom Kunden-Agenten, jeder mit Freigabe.
- Nachweis
Kennzahlen je Kunde im Kundendashboard, für Betreuung und Leitung.
Vom Web-Audit direkt zu den Massnahmen
Crawl, Technik, Content, Keywords und Konkurrenz laufen in einem Durchlauf statt in mehreren Werkzeugen. Aus den Audit-Daten leitet die Plattform priorisierte Massnahmen ab; nach der Freigabe durch einen Menschen landen sie als Tasks in Asana, samt allen Informationen zur Erledigung.
Offerten und Präsentationen im WeServe-Design
Ausgangslage, Ziele, Strategie und Roadmap entstehen aus dem Kundenkontext statt aus dem letzten Beispiel. Laut WeServe kommen die Ergebnisse unabhängig von der bearbeitenden Person im eigenen Erscheinungsbild heraus.
Ein Digital-Marketing-Fachmann, der auch umsetzt
Der Kunden-Agent ist kein Chatbot. Er kennt sein Mandat aus einem eigenen Gedächtnis, greift auf Audits, Massnahmen und Tasks zu und liefert die Arbeit gleich mit: Er leitet Massnahmen ab, schreibt Seitentexte, Meta-Angaben, FAQ-Blöcke und Blog-Entwürfe und legt Tasks in Asana an. Für Paid Ads und Social hat er eigene Spezialisten an der Seite, freigegeben wird jeder Entwurf von einem Menschen. Seine Chats lassen sich im Team teilen.
- Schritt I01
Etappe 1 · Onboarding und Setup
Zuerst der Neukunden-Prozess: Anbindung an SharePoint, Asana und Zoho, Ordnerstrukturen und Projekt-Templates per Klick, dazu das Web-Audit und die daraus abgeleiteten Massnahmen-Listen. Erprobt an echten Kundenfällen, danach Rollout und Schulung.
- Schritt II02
Etappe 2 · Skalierbare Leistungserbringung
Dann die Kern-Dienstleistungen: SEO-Massnahmen samt Übergabe nach Asana, Content-Entwürfe mit Mensch in der Schlaufe, danach Paid Ads und Social. Diese Etappe hat den Alltag am stärksten verändert, weil sie die wiederkehrende Arbeit an den Mandaten trifft.
- Schritt III03
Etappe 3 · Monitoring und Reporting
Zuletzt das laufende Monitoring, eine Kernaufgabe im Digital Marketing: Das Kundendashboard führt Kennzahlen und Datenaktualität je Kunde zusammen · für die tägliche Betreuung wie für die Leitung. Dazu der Kunden-Agent mit Gedächtnis. Beide werden gerade mit Schulung im Team verankert.
- Schritt IV04
Laufend · interne Abläufe
Quer zu den Etappen lief eine flexible Spur für interne Arbeit, dort, wo gerade der grösste Engpass war. Aus ihr kamen die Offerten und die Aufbereitung von Präsentationen · und damit die Entlastung, die das Team als Erstes gespürt hat.
Was sich verändert hat.
Das Mandat läuft seit Januar 2026, die ersten Bausteine sind seit dem Frühjahr produktiv, die jüngsten stecken mitten in der Einführung. Was sich heute zeigt:
- Knapp 500 Stunden, konservativ gerechnet
- Die Plattform zählt abgeschlossene Arbeiten und rechnet je Typ mit einer Zeitersparnis, die WeServe selbst geschätzt hat: vier Stunden für eine Web-Analyse von Hand, drei für eine Offerte, zweieinhalb für eine Präsentation. Es ist also eine Systemzählung auf Basis von Kundenwerten, keine Stoppuhr-Messung. Ein anderer Betrieb startet von anderen Ausgangswerten und käme auf andere Zahlen.
- Massnahmen, die als fertige Tasks ankommen
- Aus dem Audit abgeleitete Massnahmen gehen nach der Freigabe im Bündel nach Asana, rund fünfzig davon in einem Durchlauf. Im Task steht alles, was zur Erledigung nötig ist. Wer ihn übernimmt, beginnt nicht mit einer Suche. Ruth Spring nennt diesen Schritt heute als den meistgenutzten.
- Präsentationen aus einem Guss
- Was im Extremfall ein halber Tag war, dauert nach Angabe von WeServe heute 15 bis 30 Minuten. Und weil die Aufbereitung immer denselben Weg nimmt, sehen die Präsentationen gleich aus, unabhängig davon, wer sie erstellt.
- Ein Fachmann im Team, kein Auskunftsschalter
- Was vorher Stunden des Zusammensuchens in Dokumenten und Tasks bedeutete, fasst der Kunden-Agent in Minuten zusammen. Er bleibt aber nicht bei der Auskunft: Aus derselben Anfrage entstehen Massnahmen, Seitentexte oder Entwürfe, die danach zur Freigabe vorliegen. Weil sich die Chats im Team teilen lassen, arbeiten mehrere Personen am selben Stand weiter, statt dieselbe Recherche zweimal zu machen.
- Mehr Strategie, weniger Verwaltung
- Der Fokus liegt heute klar auf Strategie und Beratung, das Verwalten mehrerer Tools hat abgenommen. WeServe betreut dieselbe Anzahl Kunden mit weniger Personal und richtet die frei gewordene Kapazität auf Wachstum aus. Die jüngsten Bausteine sind noch in der begleiteten Einführung: Offerten und Präsentationen sitzen bereits, der Kunden-Agent wird laufend kalibriert, während seine Datenbasis wächst.
Stimmen aus der Agentur.
«Was vorher im Extremfall ein halber Tag Aufwand war, lässt sich jetzt in 15 bis 30 Minuten erledigen. Zudem sind die Präsentationen immer aus einem Guss, unabhängig von der bearbeitenden Person.»
Was als Nächstes kommt.
Am deutlichsten verändert hat sich das Bewusstsein für die eigenen Prozesse, Tools und Angebote. WeServe hat hier bereits stark konsolidiert und erwartet, dass der Nutzen weiter zunimmt, je selbstverständlicher die Plattform im Alltag wird. Etappe 3 läuft: Kunden-Agent und Kundendashboard werden gerade fest in die Prozesse eingebettet. Paid Ads und Social Media sind inzwischen freigegeben. Aktuell entstehen Kundendashboards, die WeServe mit den eigenen Kunden teilen kann, und daraus erzeugte Reportings. Strategisch zahlt der Umbau auf zwei Dinge ein: Ein verkürztes Audit setzt WeServe als Einstiegsangebot in der Akquisition ein, und die Abteilung hat Sicherheit im Umgang mit KI aufgebaut, besonders in GEO, also der Sichtbarkeit in KI-gestützten Suchen.
Ohne den Umbau bliebe die Fleissarbeit dort, wo sie war: Audits über mehrere Tools, dieselben Daten in drei Systemen, Offerten und Präsentationen von Hand. Wachstum hiesse dann wieder, Personal aufzubauen.
«Ich kann apexAI zu 100 Prozent weiterempfehlen. Das Team verbindet grosses Know-how im Bereich KI-Lösungen mit Kundenorientierung und Prozessmanagementwissen. Besonders hervorzuheben ist die rasche Umsetzung von Feedbacks: Hier wurden die Erwartungen oft deutlich übertroffen.»
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