Vom Gespräch zum Protokoll, ohne Mitschreiben: 8 Anwendungsfälle für apexTranscribe auf Handy und Desktop
apexTranscribe gibt es jetzt als Desktop- und Mobile-App. 8 Anwendungsfälle für Schweizer KMU, plus klarer USP: kein Inhalt landet je auf unseren Servern.
Sebastian WijnroksCo-Founder12. Juni 20267 Min. Lesezeit
Das Wichtigste in Kürze
apexTranscribe gibt es ab sofort als Desktop- und Mobile-App. Damit wird aus jedem Gespräch automatisch ein sauberes Transkript, ohne Mitschreiben und ohne Medienbruch. Acht Anwendungsfälle, bei denen sich der Einsatz sofort lohnt:
- Verwaltungsrats- und Geschäftsleitungssitzungen
- Online-Calls mit Kunden und Partnern
- Mandantengespräche im Treuhand- und Beratungsalltag
- Kundentermine im Aussendienst
- Begehungen und Besprechungen vor Ort
- Interviews und Recherchegespräche
- Sprachnotizen statt Tippen
- Workshops und Schulungen
Die Desktop-App erkennt selbstständig, wenn ein Meeting startet, und nimmt im Hintergrund auf. Die Mobile-App nimmt unterwegs auf und schickt die Aufnahme direkt zur Transkription, ganz ohne Umweg über Laptop und Browser. Beides mit einem auf Schweizerdeutsch optimierten Modell.
Das Wichtigste zum Datenschutz: Wir speichern weder das Audio noch das fertige Protokoll auf unseren Servern. Erfasst wird einzig, dass eine Transkription stattgefunden hat und wie lange sie gedauert hat, ausschliesslich für die Abrechnung.
Warum zwei Apps den Unterschied machen
Transkription scheitert selten an der Technik, sondern am Aufwand drumherum. Wer eine Aufnahme erst auf den Laptop ziehen, umbenennen und in ein Tool hochladen muss, lässt es beim zweiten Mal bleiben. Genau dort setzen die beiden neuen Apps an.
Die Desktop-App läuft unauffällig mit und erkennt automatisch, wenn ihr in ein Meeting geht. Sie nimmt im Hintergrund auf und liefert danach das fertige Transkript. Die Mobile-App nimmt jedes Gespräch unterwegs auf und schickt es direkt in die Verarbeitung. Der klassische Medienbruch, also aufnehmen, herunterladen, auf den Laptop kopieren und im Browser hochladen, entfällt komplett.
Die folgenden Anwendungsfälle sind nach genau diesem Prinzip sortiert: oben steht, was im Alltag eines Schweizer KMU am häufigsten anfällt und am meisten Zeit zurückgibt.
Kein Inhalt landet auf unseren Servern
Wer Gespräche transkribiert, gibt sensible Inhalte aus der Hand. Bei apexTranscribe nicht. Wir speichern weder die Audioaufnahme noch das generierte Protokoll auf unseren Servern. Erfasst wird einzig, dass eine Transkription stattgefunden hat und wie lange sie gedauert hat, ausschliesslich für die Abrechnung der genutzten Minuten.
Wo eure Inhalte liegen, entscheidet ihr selbst: Die Desktop- und die Mobile-App können Aufnahmen und Transkripte lokal auf eurem Gerät ablegen. Auf unsere Server gelangen sie nie. Damit eignet sich apexTranscribe auch für Mandantengespräche, Personalthemen und alles, was den Betrieb nicht verlassen darf.
1. Verwaltungsrats- und Geschäftsleitungssitzungen
In strategischen Sitzungen geht es um Entscheidungen, nicht ums Protokollieren. Wer mitschreibt, verpasst die Hälfte der Diskussion. Die Desktop-App nimmt die Sitzung im Hintergrund auf und liefert danach ein strukturiertes Protokoll mit Beschlüssen und Pendenzen.
Beispiel: Eine Geschäftsleitung lässt ihre wöchentliche Sitzung automatisch mitschreiben. Statt am Abend das Protokoll aus Notizen zu rekonstruieren, prüft die assistierende Person den fertigen Entwurf und verteilt ihn noch am selben Tag.
2. Online-Calls mit Kunden und Partnern
Teams, Zoom oder Meet: Online-Termine sind längst Alltag, und kaum jemand schreibt dabei sauber mit. Die Desktop-App erkennt automatisch, wenn ein Call startet, und nimmt ihn auf, ohne dass ihr daran denken müsst. Im Anschluss steht das Transkript samt Aufgabenliste bereit.
Beispiel: Ein Projektleiter führt täglich mehrere Calls. Statt nach jedem Gespräch hektisch Stichworte zu notieren, hat er die wichtigsten Punkte und To-dos automatisch festgehalten und kann sich im Call voll auf das Gegenüber konzentrieren.
3. Mandantengespräche im Treuhand- und Beratungsalltag
Beratungsgespräche enthalten sensible Informationen und viele Details, die später zählen. Die Desktop-App hält das Gespräch vollständig fest, sodass nichts verloren geht. Weil weder Audio noch Protokoll je auf unseren Servern landen, bleibt das Material dort, wo es hingehört: bei euch.
Beispiel: Ein Treuhandbüro lässt Mandantengespräche transkribieren und spart sich die manuelle Nachbearbeitung des Protokolls. Die gewonnene Zeit fliesst in die Beratung, die tatsächlich Marge bringt.
4. Kundentermine im Aussendienst
Unterwegs ist der Laptop oft zu, das Gedächtnis aber kurz. Die Mobile-App nimmt das Kundengespräch direkt auf dem Handy auf und schickt es ohne Umweg zur Transkription. Auf dem Rückweg ins Büro ist die Gesprächsnotiz bereits fertig.
Beispiel: Eine Verkäuferin im Aussendienst nimmt nach jedem Termin kurz das Gespräch auf, statt es später aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Die Nachfassmail schreibt sich aus dem Transkript fast von selbst.
5. Begehungen und Besprechungen vor Ort
Auf der Baustelle, in der Liegenschaft oder beim Augenschein vor Ort entstehen Pendenzen im Minutentakt. Mit der Mobile-App haltet ihr alles per Sprache fest, statt mit klammen Fingern zu tippen. Aus dem Transkript wird die Pendenzenliste.
Beispiel: Ein Bauleiter spricht seine Beobachtungen während der Begehung direkt ins Handy. Statt abends alles aus dem Kopf zusammenzutragen, hat er eine vollständige Liste, die er nur noch verteilen muss.
6. Interviews und Recherchegespräche
Wer Interviews führt, will zuhören und nachfragen, nicht mitschreiben. Die Mobile-App nimmt das Gespräch auf, das fertige Transkript liefert die Grundlage für Artikel, Berichte oder Auswertungen. Auch längere Gespräche sind in Minuten verschriftlicht.
Beispiel: Eine Kommunikationsverantwortliche führt Mitarbeitendeninterviews für einen internen Bericht. Statt stundenlang abzutippen, arbeitet sie direkt mit dem Transkript und zitiert sauber aus dem Original.
7. Sprachnotizen statt Tippen
Die beste Idee kommt im Auto, im Zug oder zwischen zwei Terminen. Statt sie zu vergessen oder umständlich zu tippen, sprecht ihr sie in die Mobile-App. Aus dem Gedanken wird sofort verwertbarer Text.
Beispiel: Eine Geschäftsführerin diktiert unterwegs den Rohentwurf für eine Offerte. Im Büro steht der Text bereit und muss nur noch verfeinert werden, statt bei null zu beginnen.
8. Workshops und Schulungen
In Workshops entsteht viel Wissen, das danach meist verloren geht. Ob im Raum mit der Mobile-App oder am Bildschirm mit der Desktop-App: das Transkript hält Inhalte, Fragen und Ergebnisse fest und wird zur Grundlage für Dokumentation und Nachbereitung.
Beispiel: Nach einem internen Schulungstag entsteht aus dem Transkript ohne grossen Aufwand eine Zusammenfassung für alle, die nicht dabei sein konnten.
Überblick: Welche App für welchen Einsatz
| Anwendungsfall | Ohne apexTranscribe | Mit apexTranscribe | Passende App |
|---|---|---|---|
| Sitzungen und Calls | mitschreiben statt zuhören | automatisch im Hintergrund | Desktop |
| Mandantengespräche | manuelle Nachbearbeitung | fertiges Transkript, Daten in der Schweiz | Desktop |
| Aussendienst und Termine | aus dem Gedächtnis rekonstruiert | direkt unterwegs aufgenommen | Mobile |
| Begehungen vor Ort | Notizen auf Papier | per Sprache erfasst | Mobile |
| Interviews und Notizen | stundenlanges Abtippen | in Minuten verschriftlicht | Mobile |
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen der Desktop- und der Mobile-App?
Die Desktop-App läuft auf dem Computer mit und erkennt automatisch, wenn ein Meeting startet. Sie eignet sich für Sitzungen und Online-Calls. Die Mobile-App ist für unterwegs gedacht: Gespräche, Termine und Notizen werden direkt auf dem Handy aufgenommen und ohne Umweg transkribiert.
Funktioniert die Transkription auch auf Schweizerdeutsch?
Ja. apexTranscribe nutzt ein eigens auf Schweizerdeutsch optimiertes Modell und erkennt Dialekt deutlich besser als gängige Standardlösungen. Wie das technisch funktioniert, zeigen wir im Beitrag zu Whisper für Schweizerdeutsch.
Was speichert apexTranscribe von unseren Aufnahmen?
Vom Inhalt nichts. Weder die Audioaufnahme noch das fertige Protokoll werden auf unseren Servern gespeichert. Für die Abrechnung halten wir lediglich fest, dass eine Transkription stattgefunden hat und wie viele Minuten sie gedauert hat. Mehr nicht.
Wo werden die Transkripte dann abgelegt?
Dort, wo ihr es wollt. Die Desktop- und die Mobile-App können Aufnahmen und Transkripte lokal auf eurem Gerät speichern. Auf unseren Servern landen sie zu keinem Zeitpunkt. So behaltet ihr die volle Kontrolle, gerade bei vertraulichen Gesprächen.
Muss ich Aufnahmen noch manuell hochladen?
Nein. Genau diesen Medienbruch lösen die neuen Apps auf. Die Mobile-App schickt die Aufnahme direkt zur Transkription, die Desktop-App nimmt im Hintergrund auf und liefert das Transkript automatisch. Aufnehmen, herunterladen, kopieren und hochladen entfällt.
Was kostet apexTranscribe?
Der Einstieg ist kostenlos: 60 Minuten Transkription pro Monat sind gratis. Wer mehr braucht, zahlt nur die tatsächlich genutzten Minuten. So lohnt sich der Einsatz vom ersten Gespräch an, ohne fixes Abo.
Erkennt die Desktop-App Meetings wirklich von selbst?
Ja. Die App erkennt automatisch, wenn ihr in ein Meeting geht, und startet die Aufnahme im Hintergrund. Ihr müsst nicht daran denken, das Tool zu öffnen oder einen Knopf zu drücken.
Über apexAI
apexAI ist ein KI-Integrationspartner mit Sitz im Raum Bern. Wir helfen inhabergeführten Schweizer KMU, KI dort einzusetzen, wo sie wirklich etwas bringt. apexTranscribe macht den Anfang oft besonders leicht: aus jedem Gespräch wird ohne Mehraufwand ein sauberes Transkript, auf dem Handy und am Schreibtisch, ohne dass eure Inhalte je unsere Server berühren.
Wollt ihr apexTranscribe ausprobieren? Ladet die App herunter und startet mit 60 Minuten gratis pro Monat. Oder macht den kostenlosen KI-Readiness-Check: 10 Fragen, 3 Minuten, konkrete Standortbestimmung.
